Курс «Специалист по формированию электронного архива»

Знания и навыки после прохождения курса «Специалист по формированию электронного архива»

После успешного завершения обучения слушатель получит комплексные теоретические знания и практические навыки, необходимые для организации, ведения и управления электронным архивом в организации. Ниже перечислены ключевые блоки компетенций.

Теоретические знания

1. Нормативно-правовая база:
   • Основные законы и подзаконные акты РФ в сфере архивного дела (ФЗ №125-ФЗ, приказы Росархива).
   • Требования к хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда РФ.
   • Правила работы с персональными данными и конфиденциальной информацией в электронной среде.
2. Принципы организации архивного хранения:
   • Понятие электронного архива, его отличие от бумажного и гибридного архива.
   • Этапы жизненного цикла документа (создание, использование, экспертиза ценности, хранение, уничтожение).
   • Методики систематизации, классификации и индексирования электронных документов.
3. Технические основы:
   • Форматы файлов для долговременного хранения (PDF/A, TIFF, архивные форматы).
   • Принципы работы систем электронного документооборота (СЭД) и архивных информационных систем.
   • Основы электронной подписи (ЭП) и защиты информации от несанкционированного доступа.
   • Требования к оборудованию для сканирования и хранения данных (серверы, RAID-массивы, облачные хранилища).

Практические навыки

1. Управление процессами перевода документов в электронный вид:
   • Планирование и организация сканирования бумажных архивов.
   • Настройка параметров сканирования (разрешение, цветность, сжатие) под разные типы документов.
   • Контроль качества оцифровки и проверка на читаемость.
2. Описание и учет электронных документов:
   • Заполнение карточек учета (метаданных) в соответствии с архивными нормативами.
   • Разработка схем систематизации (номенклатуры дел) для электронного архива.
   • Ведение описей дел, реестров и актов (приема-передачи, выделения к уничтожению, утраты).
3. Работа со специализированным ПО:
   • Практическое использование одного-двух типовых программных комплексов для ведения электронного архива.
   • Поиск и выборка документов по различным критериям (по дате, виду, контрагенту).
   • Создание резервных копий и проверка целостности данных.
4. Экспертиза ценности и уничтожение:
   • Определение сроков хранения документов на основе перечней (типовых и ведомственных).
   • Участие в работе экспертной комиссии по отбору документов на хранение или уничтожение.
   • Оформление актов о выделении документов к уничтожению в электронной форме.
5. Взаимодействие с пользователями архива:
   • Правила выдачи электронных копий и предоставления доступа к архивным документам.
   • Оформление справок и выписок на основе документов электронного архива.
   • Консультирование сотрудников по правилам хранения текущей документации.

Возможные места работы после курса «Специалист по формированию электронного архива»

После освоения программы профессиональной переподготовки или повышения квалификации по данному курсу вы сможете претендовать на должности, связанные с оцифровкой, систематизацией и управлением электронными документами. Ниже приведены основные направления трудоустройства.

Организации и учреждения, где востребованы специалисты

1. Государственные и муниципальные учреждения (архивы, библиотеки, музеи, МФЦ, органы ЗАГС).
2. Крупные коммерческие компании (банки, страховые компании, телекоммуникационные операторы, ритейл) с большим документооборотом.
3. Производственные предприятия (нефтегазовая, энергетическая, машиностроительная отрасли), где требуется хранение технической документации.
4. Аутсорсинговые компании, предоставляющие услуги по сканированию и обработке архивов (например, в рамках тендеров).
5. IT-компании, разрабатывающие или внедряющие системы электронного документооборота (СЭД) и архивации.

Примеры должностей (в соответствии с Профессиональным стандартом 06.040)

• Специалист по электронному архиву
• Архивариус (с обязанностями по цифровой трансформации архива)
• Менеджер по электронному документообороту
• Инженер-архивист (в части оцифровки технической документации)
• Оператор ввода данных / Специалист по сканированию и верификации документов

Требования к соискателям (исходя из ФГОС СПО и ВО)

Наш курс даёт необходимые компетенции, но при трудоустройстве работодатели могут учитывать:

• Наличие диплома о среднем профессиональном или высшем образовании (бакалавриат/специалитет) по профильным направлениям (например, «Документационное обеспечение управления», «Архивоведение», «Информационные системы»).
• Уверенное владение СЭД (например, Directum, 1С:Документооборот, ELMA) — эти навыки закрепляются на практических занятиях курса.
• Знание нормативной базы: ФЗ об архивном деле, приказы Минкультуры, Росархива, а также требования к электронной подписи.
• Сертификат о прохождении курса «Специалист по формированию электронного архива» (выдаётся с занесением в ФИС ФРДО).

Рекомендуем изучить вакансии на портале «Работа в России», используя коды ОКСО 46.00.00 (История и археология) или 38.03.04 (Государственное и муниципальное управление), но с уточнением «цифровой архив». Выпускники нашего УЦ успешно трудоустраиваются в МФЦ и коммерческие банки.